עובדים ביעילות עם המחשב

המחשב עושה דברים נהדרים: הוא מייעל את העבודה שלנו ומקצר תהליכים. הוא מאפשר לתקשר עם לקוחות וספקים מכל קצוות העולם ובכל זמן. בעזרת האינטרנט אנחנו יכולים לעשות תחקירים ומחקרים ואפילו לגלות דברים על המתחרים שהם לא היו מתארים לעצמם. אבל מצד שני, המחשב עלול גם להפריע לנו בעבודה ולהוריד מאוד את התפוקה שלנו. למה, ואיך מתמודדים עם זה?

קיבעו סידרי יום ועדיפויות

הדבר החשוב הראשון הוא לקבוע סדר יום לעבודה מול המחשב. כמו שנראה מיד, חשוב להגדיר מתי בודקים מיילים, מתי מנהלים יומן, נכנסים לרשתות החברתיות וכדומה. הצמדו לסדרי העדיפויות שקבעתם ואל תחרגו מהם. אם קשה לכם, התחילו מיום או יומיים ‘מקובעים ‘ כאלה בשבוע, והמשיכו משם.

התקינו מינימום של תוכנות על המחשב ובלי משחקים

במקומות עבודה גדולים יש מנהל רשת, שלא מאפשר להתקין כל דבר על מחשבי החברה. במקומות עבודה קטנים, אתם הבוסים של המחשב שלכם. קחו בחשבון שתוכנות דורשות עדכון, שדרוג וטיפול.

מבחינת תוכנות עבודה התקינו רק מה שאתם צריכים בשביל העבודה שלכם, ותו לא. השתמשו בדפדפן רשת מהיר ויעיל, בלי תוספים וסרגלים שונים ומשונים והקפידו שבזמן העבודה יהיו מעט ככל האפשר חלונות פתוחים במחשב.

קחו בחשבון שכל תוכנת תקשורת שתתקינו ותשתמשו בה תוכנת מיילים, גוגל צ ‘אט, סקייפ וכדומה היא פוטנציאל להפרעה והוצאה מריכוז. התקינו רק מה שאתם צריכים ומתאים לקבצי העבודה שלכם.

המיילים מפריעים לכם?

הם מפריעים. קבלה ושליחה של אימיילים או מסרים מיידיים מפריעים למהלך העבודה. קחו למשל דוגמא, שבה אתם יושבים וכותבים מכתב למישהו. תוכנת האימיילים שלכם מתוכננת לבדוק מיילים בכל 15 דקות, והנה, פתאום צצות כמה הודעות חדשות. עכשיו מה אתם עושים? מתעלמים? בודקים ועונים רק על הדברים הקטנים ? כמה זמן לוקח לכם לחזור למכתב שהייתם באמצע כתיבתו?

קחו בחשבון שעצם הצורך בבידקת המייל, מעבר על אלה שמגיעים וקבלת ההחלטה אם להתיחס אליהם באותו רגע או שלא, כל אלה דורשים זמן ותשומת לב. סגרו את תוכנת המייל (או השביתו את בודק המיילים) ממש כשם שאתם סוגרים את הדלת לחדר שלכם, כשאתם צריכים להתרכז. עשו אותו דבר עם הדפדפן שלכם ועם תוכנות המסרים המיידיים, ואל תחששו מהעניין הזה.

הפחד הגדול של מי שבודקים את הדואר שלהם כל הזמן, הוא שיצטברו אצלם הרבה אימיילים או שהם יפספסו מיילים שחייבים תגובה מיידית. על כן:

בדקו את הדואר שלכם כשאתם מגיעים למשרד. החליטו שאתם מקדישים לעניין רבע שעה או כל משך זמן אחר אבל עימדו בכלל הזה. קיבעו זמן נוסף לרוב, הטוב ביותר הוא אחרי ארוחת הצהריים למעבר על הדואר הנכנס במהלך היום וטיפול במה שלא טופל בבוקר. זמן הצהריים הוא הזמן שבו רוב האנשים גם מתקשרים, כך שממילא הוא זמן יחסית ‘מופרע ‘.

אל תבדקו מיילים או מסרים מיידיים בזמן פגישה. א ‘ זה לא מכובד. ב ‘ זה מאוד לא יעיל ומחטיא את מטרת הפגישה. אם יש משהו שאתם מחכים לו וצפוי להגיע התנצלו ובידקו אך התעלמו מכל שאר מה שמגיע.

לא יודעים איפה למצוא אתכם? יש לכם טלפון, לא? דלת המשרד שלכם מוכרת וידועה לבוס, נכון? אז אם יש משהו דחוף בתוך המערכת או מחוצה לה, כבר ידעו איך להשיג אתכם. אפשר גם להשתמש ב- auto responder של תוכנת המייל, ולומר שאתם בודקים מייל פעם אחת ביום, ותחזרו לפונה בסוף היום או למחרת. לגיטימי לחלוטין.

פייסבוק מפתה אתכם?

במיוחד למי שיש לו עסק קטן, הפעילות ברשתות החברתיות היא פעילות חשובה. חלק מהניהול הנכון של פעילות זו, הוא לנהל אותה בזמנים נכונים. בידקו מתי באילו ימים ושעות שווה לכם להעלות פוסטים ברשתות החברתיות השונות. מעבר לשעות אלה, אין לכם מה לחפש בהן. קחו בחשבון דבר נוסף: אנשים רואים מתי אתם גולשים ברשתות החברתיות. האם זה לכבודכם ולכבוד העסק שלכם, אם אתם שם בשעות העבודה, לצרכים חברתיים/אישיים?

אלה הם כמובן רק חלק מהדברים שיכולים ליעל את יום העבודה שלכם מול המחשב. אם קשה לכם להשתכנע, עשו נסיון. בצעו חלק מהדברים עליהם דיברנו כאן והתחילו אפילו ביום או יומיים בשבוע. בסוף יום העבודה, הסתכלו אחורה ובידקו כמה ומה הספקתם, בהשוואה ליום אחר. במקביל, שאלו את עצמכם אם היה משהו בכל מה שעשיתם, שהרגיז לקוח, ספק, בוס או קולגה. רוב הסיכויים הם שהספקתם הרבה יותר, ולא הרגזתם או העלבתם אף אחד. אולי רק את החותנת.

מעוניינים לקבל ייעוץ עסקי לעסק שלכם, היכנסו עכשיו לאתר b144