העסק גדל? 10 דרכים להימנע מעומס בירוקרטי

לא תמיד אפשר לצמצם את כמות הניירת במשרד או בעסק שהולך ומתפתח, אבל אפשר בהחלט לייעל את הטיפול. קבלו כמה רעיונות לסידור המשרד ולצמצום ההתעסקות בניירת

כשהעסק גדל יש להטיל תפקידים על אנשים מסוימים בארגון ולהתוות תוכניות מסודרות לטיפול בניירת, רישומים שונים ומשאבים. נהלים נשמעים אולי כמו בירוקרטיה מיותרת, אבל הם עוזרים לתעל עבודה וליעל טיפול במשימות שונות.

רישמו נוהל לטיפול בניירת

מה קורה כשדואר מגיע, מי מטפל בו ואיך ומי מכניס אינפורמציה למערכת הממוחשבת ולבסוף מי נפטר מהניירת המיותרת.

ארגנו את התיוק שלכם

הארון הראשי צריך להכיל את כל מה שחשוב, כולל מדפים גדולים ורחבים יותר לניירת החשובה כמו חוזים, חשבוניות והסטוריית תשלומים וגביה. תייקו כל דבר רלוונטי תחת שם ספק או לקוח.

הציבו מגש לטיפול מיידי במקום נגיש

חשבונות לתשלום, פניות לקוחות וכד ‘, ומנו מישהו שיהיה אחראי על טיפול בתכולת המגש.

הקפידו על תיק קבלות קטן לקבלות וחשבוניות של קופה קטנה

כל הוצאה שאתם מוציאים או מחזירים עבורה כסף הכניסו לתיק הזה, שיעבור להנהלת חשבונות בסוף החודש.

קנו מגרסה משרדית והניחו לידה קרטון ניירות A4

כל מה שצריך לגרוס נזרק לקרטון ונגרס בסוף היום או השבוע על ידי מי שתמנו לכך. כל נייר שהולך גריסה יש לכתוב עליו לגריסה , על מנת למנוע בלבול.

מה שלא צריך לגרוס

זירקו לפח מחזור נייר רגיל.

מיינו ניירת והסירו אותה מהשולחן באופן שוטף

העבירו למקומות הנכונים: תיוק, נמענים או גריסה.

קיבעו מועד למיון חומרים ישנים

בכל חצי שנה, נניח. לעיתים קרובות תמצאו ניירות מיותרים, עותקים כפולים וסתם דברים שאפשר לזרוק או לגרוס ולזרוק.

הקצו מקום מסוים במשרד לדואר נכנס ועברו על הדואר בכל בוקר

מיינו כל פריט והעבירו ליעד הנכון. אל תניחו לדואר להיערם, כיוון שהוא ייעלם…

סירקו דואר ומסמכים למחשב

תייקו תחת שמות הלקוחות או בשיטה ברורה ורלוונטית. תנו לכל קובץ שם הגיוני שקל לסדר לפי זמן.

ארכיון

ניירות שסרקתם העבירו לארכיון וחיסכו מקום ונפח.

לסיכום: הדרך הטובה ביותר להמנע מנזקי הבירוקרטיה שהם בעיקרון הרבה ניירות שנערמים ויש לטפל בהם היא למיין את כל מה שנכנס מוקדם ככל האפשר ולהעביר אותו לטיפול האדם הנכון. כדי להבטיח עבודה מסודרת, הכינו רשימות מדויקות של כל המטלות שלכם, שלבו אותן ביומן הפגישות וביומן המזכירות שלכם וודאו ביצוע של הדברים בזמן.

אל תדחו שום דבר. מה שנדחה לא מטופל בסופו של דבר, גורם פקקים במקומות אחרים וברור שהוא לא מוסיף לסדר במשרד.